【スケジュール管理を極める さまざまなサービスを使いこなそう】  2013年11月

第1回   第2回   第3回  最終回

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       スケジュール管理を極める
      さまざまなサービスを使いこなそう
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 11月に入ると、店頭に並ぶカレンダーやスケジュール帳の種類が増え、来
年はどんな手帳を使おうかとわくわくする季節ですね。大きさや厚さ、組まれ
たリフィルの種類など手帳を選ぶ条件は人によって様々です。

 今月は、ネットを活用しながら「スケジュール管理を極める」というテーマ
でお話します。

■□ 手帳の中身を自分仕様にカスタマイズしよう □■
 ・このリフィルもう少し枚数が多かったらいいのに
 ・TO Doリストの数を増やしたい ・・・
など、もう少し自分仕様にできれば、格段に使い勝手が良くなるのに、と感じ
る方も多いのではないでしょうか。

 自分だけのオリジナルの手帳を手に入れることができるとしたら、一気にス
ケジュール管理の達人になれるかもしれません。

 インターネットを活用すれば、それも不可能ではありません。では、早速ご
紹介して参りましょう。

1.オフィスソフトでテンプレートを簡単印刷
 マイクロソフトのオフィスがインストールされているパソコンがあるなら、
マイクロソフトが手掛ける「マイクロソフトオフィス活用総合サイト」をぜひ
チェックしてみてください。

 カテゴリー一覧から「ビジネス」を選択し、テーマから「計画・管理-スケ
ジュール」で絞り込むと、システム手帳リフィルや、月間予定表を簡単に見つ
けることができます。

 また、手帳だけでなく、ビジネスタスクを記録するためのフォーマットなど、
目的に応じた様々なテンプレートを入手することができるので、リフィル以外
でのスケジュール管理にも活用できますね。

 ・マイクロソフトオフィス活用総合サイト
 http://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/


2.「ほぼ日手帳」のおまけリフィルを要チェック!
 「ほぼ日手帳」をご存知の方も多いと思います。既存の製品ですが、自由度
の高い手帳で、毎年デザインが改良され続けています。

 購入して使うだけなら普通の手帳と変わりがありませんが、「ほぼ日手帳」
のおまけ用として提供されているリフィルは、かゆいところに手が届く内容ば
かり。
 
 ・曜日と時間で覚えておきたい内容を書きとめる、TimeTabel。
 ・普段利用する路線の始発や終電をメモする、わたしの始発終電表。
 ・たくさんの予定を書き込むための、ALL TO DOリスト。
リクエストに応えて、アイテムが随時追加されていきますので、定期的にチェッ
クしておきたいページです。

・Download City ほぼ日手帳 2014
 http://www.1101.com/store/techo/2014/download/


■□ 手帳の中身を自分で作ろう □■
 印刷するだけじゃつまらない!いっそ自分で何もかも作ってしまいたい!そ
んな時に参考になるサイトが「手帳リフィル工房」です。リフィルを使うため
の道具は、仕事で使い慣れているExcelだけ。

 A5サイズのリフィルの余白を決めるところから、どういったページにした
いのか?どういった罫線にしたいのか?どうやってデザインするのか?を7つ
のステップで紹介しているので、自分のイメージを形にすることができます。

 また、Excelで作られた無料リフィルを入手することもできるので、ダ
ウンロードしてから自分好みにカスタマイズするという使い方もありますね。

・手帳リフィル工房
 http://refill-studio.com/

 スケジュール管理を極める方法は、昔ながらの手帳で管理する方法や、ネッ
トのサービスを使う方法など様々な方法があるかと思います。
 
 今回は、手帳に関するお話を取り上げましたが、次回はスマートフォンアプ
リを活用する方法を紹介します。

 お楽しみに。

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            スケジュール管理を極める
      さまざまなサービスを使いこなそう 第2回
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 先日、イチョウ並木で銀杏(ぎんなん)を拾っている人を見かけました。公
園や街路樹のイチョウの木は、実を収穫するために植えられたものではありま
せんが、民法239条によると、落ちている実は拾っても問題がないそうです。
もっとも、拾ったばかりの銀杏は、すぐに食べれるものではなく、洗ったり、
実の部分を取り外したり乾燥させたりと、食べるまでの行程はかなりのもので
すが、旬のこの季節にスケジュールを立てて拾いに行く、というのも良いかも
しれませんね。

 さて、前回は「スケジュール管理を極める」第1弾として、手帳についてお
話をさせていただきました。第2回の今回は、スマートフォンのアプリを活用
する方法を紹介します。


■□ スマホの標準アプリを活用しよう □■
1.iPhoneでタスク管理
 スケジュール管理というと、カレンダーツールを思い浮かべる方も多いかも
しれませんが、iPhoneでオススメなのは、メモ感覚で利用ができる「リ
マインダー」です。リマインダーでできることは5つ。

 (1)カラフルな複数のリストと項目の作成
 (2)指定の日時や位置情報で通知
 (3)リマインダーの検索
 (4)優先順位によるリマインダーの並び替え
 (5)リスト表示・時間指定での切替表示

 (2)の指定の位置情報で通知する機能は、目的の場所で何かを行なう時の
うっかり忘れ防止にも最適な機能です。

 連絡先に位置情報や住所が登録されていると、簡単に利用することができる
のですが、連絡先への住所入力を面倒だと感じる方もおられるかもしれません。
そんな時には、GoogleMapを利用して、登録したい場所を長押しして
みてください。「ドロップされたピン」という表示が現れたら、文字の横のボ
タンを押すだけで、ドロップされたピンの情報として住所が表示されますので、
「連絡先に追加」から場所の名前を加えるだけで、すぐにリマインダーで利用
することができますよ。

 これは、リマインダー以外にも、訪れた場所の住所を知りたい時にも活用で
きる機能ですので、知っていると便利かもしれませんね。

 ・iOS:リマインダーの使い方
 http://support.apple.com/kb/HT4970?viewlocale=ja_JP


2.AndroidならGoogleカレンダーを使いこなす
 もし、会社でGoogleAppsを使用しているなら、Androidの
「Googleカレンダー」がお勧めです。Googleカレンダーには多く
の機能がありますが、基本機能は5つ。

 (1)予定の作成、編集、削除
 (2)公開されている他のカレンダーを同時に表示
 (3)スケジュールの事前通知
 (4)ゲストをスケジュールに招待
 (5)日・週・月の表示切替と予定のみの切替表示

 例えば、次回の会議に参加するメンバーを予定登録時にスケジュールに招待
することで、お知らせも一緒に送信することができます。プロジェクトごとに
カレンダーを使っている場合には、プロジェクトや同僚のスケジュールを、自
分のスケジュールと同時に表示することで、より予定を立てやすくなるかもし
れませんね。

 また、BYOD(個人使用の携帯電話やスマートフォンを仕事で使うこと)
が認められている会社の場合には、「GoogleAppsDevice
Policy」をスマートフォンに導入することで、より安全にスマートフォ
ンを管理することができます。

 「Googleカレンダー」は、iPhoneの標準カレンダーアプリとも
同期することができますので、iPhoneでも活用することができます。

・Googleカレンダー ヘルプ
 https://support.google.com/calendar/#topic=3417969


■□ システム手帳をスマートフォンで再現 □■
 カレンダーやリマインダーだけといった単体の機能では物足りない、という
方には、iPhoneでもAndroidでも使用が可能な「ジョルテ」はい
かがでしょうか。アプリの説明で”システム手帳”をうたっているだけに、た
くさんの機能が詰まっています。
 
 (1)週・月の表示切替と横向き表示
 (2)タイムゾーンの切替・固定設定
 (3)予定の色変更機能
 (4)ToDo管理(Googleタスクと同期可能)
 (5)予定をExcelで読み取り可能な形式(csv)で出力
 (6)音声での予定入力
 (7)Googleカレンダーと同期/非同期の選択
 (8)公開イベントカレンダーの取込
 
 ここにあげた機能は、ほんの一例です。システム手帳のように、スケジュー
ルにシールを貼ったり、予定をカレンダー上で色分けしたり、表示方法を変更
したりと、自分のライフスタイルや仕事のスタイルに合わせて、手帳のように
カスタマイズすることが可能です。

 文字の配色や種類まで変更することができるので、固いイメージのスケジュー
ル管理も、手書き風フォントで柔らかいイメージにすることができます。豊富
なカスタマイズや、ジョルテ独自のクラウド上にバックアップ取得が可能なこ
とに加え、無償で、かつ広告表示もなく提供されています。

 さらに、標準に用意された機能だけではなく、もっと個性的な表示をしたい
という場合には、ジョルテで使えるアイコンや背景画像を99円から購入する
ことのできるジョルテストアもあるので、カスタマイズ上級者にも納得できる
アプリかもしれません。
 
 スマートフォンという、常にインターネットに接続可能な環境だからこそ、
カレンダーの下部にニュースを表示させたり、定期的に更新されるレシピを追
加したりすることで広がる使い方もあるかもしれません。

・株式会社ジョルテ
 http://www.jorte.co.jp/
・ジョルテ:Androidアプリ
 https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.johospace.jorte
・ジョルテ:iPhoneアプリ
 https://itunes.apple.com/jp/app/id570556349

 スマートフォンでアプリをインストールし、カスタマイズをすることで、ス
ケジュール管理も楽しくなるかもしれませんね。

 次回は、インターネットでおこなうスケジュール管理についてお話します。
 お楽しみに。

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            スケジュール管理を極める
      さまざまなサービスを使いこなそう 第3回
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 11月も後半にさしかかり、コートを着ている人も多くなってきました。日
に日に寒くなるこの季節、体調管理はとても重要ですよね。体調が悪くなると
仕事での生産性も低下しますので、やはり万全に過ごしたいものです。

 さて今週は、体調管理と同様に大切なスケジュール管理をしていくためのイ
ンターネットを活用したサービスをご紹介いたします。

■□ 仕事のスケジュールはグループウェアで □■
 仕事でスケジュールを管理する際に、自分の予定だけでなく、同僚や上司、
一緒にプロジェクトを行っているメンバーの予定を同時に調整できるとしたら、
今よりももっとスピーディに仕事ができると思いませんか?

 情報共有をおこなうためのソフトであるサイボウズは、多くの企業で利用さ
れています。しかし、導入をする場合には、サーバを用意したりインストール
したりと、使用するまでの準備が大変です。

 そこで利用したいのが、フリーミアムというビジネスモデルで運営される
「サイボウズLive」です。
 
 このフリーミアムという考え方は、基本機能を無料にすることで、より多く
の人に使用してもらい、付加的な機能・応用的な機能を希望する人へは課金を
するといった仕組みです。

 付加機能に課金が発生するとはいっても、基本機能利用のみでも最大200
名のメンバーのスケジュールを管理することができますし、グループ内のデー
タは1GBまで保存できるため、実際に利用してみて、本当に満足のいく機能
だと実感してから予算確保を検討することもできます。
 
 また、スマートフォン用のアプリも提供されていますので、出張時にも情報
更新をこまめに行えるという所も、かゆいところに手が届く機能かもしれません。

 ・無料グループウェア サイボウズLive
  https://live.cybozu.co.jp/

 ・サイボウズLive 導入事例
  https://live.cybozu.co.jp/casestudy.html

■□ 進捗管理はガントチャートで □■
 スケジュール表でプロジェクトの管理をしていても、ToDoリストの数が
増えてくると、内容確認もついつい煩雑になりがちです。

 プロジェクトのスケジュールを管理する際に、個人ごとのスケジュール表と
は別に、工程管理のためのガントチャート(横棒のグラフで作業の進捗状況を
管理する表)をExcelで作成している場合には、予定の変化に合わせてデー
タを変更する必要があり、業務を進めるよりガントチャートの編集に時間を割
かれてしまっては本末転倒です。

 そんな時に利用したいのが「ブラビオ・プロジェクト」で、企業が利用する
場合でも、5ユーザ/50MBまでは無料のプランが用意されています。
 
 この「ブラビオ・プロジェクト」は、個人向けのスケジュール管理はおこな
わず、プロジェクト管理に特化しているのが特徴で、スケジュールの二重管理
にならないように配慮されています。

 また、クラウド利用は非常に便利ではありますが、社内報告は使い慣れたE
xcelで、ということもまだまだ多くあります。そんな時には、標準搭載さ
れている「エクセル一括出力」の機能を利用することで、加工のしやすいデー
タとして保存し報告書を容易に作成することができます。

 ・Brabio!
  http://brabio.jp/

 このように、一口にスケジュール管理と言っても、シーンに応じたスケジュー
ル管理方法がありますので、目的に応じて最適の物を見つけて下さい。
 
 次回は、SNSを利用したスケジュール管理についてお話します。
 
 次週もお楽しみに。

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            スケジュール管理を極める       
      さまざまなサービスを使いこなそう 最終回
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 気がつけば、2014年まであと1か月となりました。先週、郵便局の出張
販売を駅で見かけ、年賀状を購入しました。例年、書かないといけないと思い
ながらもギリギリの投函になってしまうので、今年こそ改めたいなと思い、ス
ケジュール管理サービスに、リマインダーを設定しました。これで年賀状を書
くタイミングを忘れずに済むと思うと、少し安心して師走の忙しい季節を迎え
ることができそうです。

 さて今週は、便利な通知サービスやリマインダーを利用したスケジュール管
理についてご紹介いたします。

■□ 普段使いのSNSをスケジュール通知サービスに □■
 「Twitter」というとどういうイメージを抱かれますか?
「Twitter」は、今何をしているのか、何を考えているのかを140文
字という制限の中で書き込みし、発信することができるSNSです。

 しかし、実は「Twitter」には、つぶやくだけで終わらせてしまうに
はもったいない機能があるということはご存知ですか?
「Remember The Milk(RTM)」というサービスと連携さ
せることで、予定の登録をおこなうことができます。

 また、予定の登録だけでなく、予定の完了や延期、指定した期日へ登録、リ
スト管理やタグ管理、場所ごとのタスク確認、リマインダー通知の有無すべて
の変更を「Twitter」のダイレクトメッセージから行うことができ、自
分が登録しようとした情報やリマインダー通知を第三者の誰かに見られる、と
いったことはありません。

 スケジュール管理に特化したサービスやツールは、その機能を使うために頻
繁にアクセスしたりプログラムを立ち上げたりする必要がありますが、普段使
用しているサービスが予定を通知してくれたら、忘れてしまうということはな
さそうですね。

・Remember The Milk
 http://www.rememberthemilk.com/
・Remember The Milk日本版 公式ブログ
 http://blog.rememberthemilk.jp/
・日本語公式blog:TIPS Twitter連携機能の使い方
 http://goo.gl/BpFxRO

■□ SNSの基本機能でスケジュールを共有 □■
 少し前に、Facebookグループの公開設定を誤り、知らず知らず情報
漏洩していた、というニュースがありました。

 SNSを活用する際はきちんと設定を確認し、組織として利用する場合には
投稿などの利用ルールを定めておく事も大事です。

 佐賀県武雄市では。フェイスブック・シティ課という課を設け、積極的に
Facebookの機能を活用しています。たとえば、Facebookグル
ープの場合、投稿された内容に対して「いいね」をするなどの決まりを設ける
ことで、内容を読んだかどうかの確認をするといった方法です。

 Facebookには、グループ内に登録されているメンバーのみに共有可
能なイベント機能やファイルの共有機能もあるため、ToDoとしてイベント
を開設し、メンバーと意見交換をおこなえば、十分グループウェアとしても使
用することもできそうです。

 また、アンケート機能もあるため、日程調整のアンケートもカンタンに作成
することができますし、ファイルの共有や作成は誰がいつ更新したかの履歴を
見ることもできますので、使い方によっては強力な情報共有・スケジュール共
有ツールになるのではないでしょうか。

・日経トレンディネット:仕事に使える!!
 Facebookグループを使いこなす6つのポイント
 http://trendy.nikkeibp.co.jp/article/column/20110722/1036932/
・グループの基礎情報:Facebookヘルプセンター
 https://www.facebook.com/help/162866443847527

 4回にわたってお話させていただいたスケジュール管理手法でしたが、使え
そうなヒントはありましたか?
 
 スケジュールは管理するものであって、スケジュール作成や登録に時間がか
かり、最終的に予定に追われてしまっては本末転倒です。より良い管理方法を
見つけ、時間の使い方や実行計画を把握し、タイムマネージメントを行いましょう。